Chính sách quyền riêng tư
1. Chúng tôi là ai
WeCoMed là ứng dụng dành cho nhân viên y tế, do Công ty TNHH WECOAP ("WeCoAp", "chúng tôi") phát triển và vận hành. Chính sách này giải thích chúng tôi thu thập dữ liệu cá nhân nào, dùng vào việc gì, chia sẻ với ai và bạn có những quyền gì đối với dữ liệu đó.
WeCoMed không phải là ứng dụng hồ sơ bệnh án. Ứng dụng không thu thập, lưu trữ hay xử lý dữ liệu sức khoẻ của bệnh nhân. Dữ liệu trong WeCoMed là dữ liệu nghề nghiệp của chính người dùng: hồ sơ chuyên môn, lịch sử tham dự sự kiện y khoa và tín chỉ đào tạo liên tục (CME).
2. Vai trò của tổ chức của bạn
Tài khoản WeCoMed được cấp thông qua một tổ chức y khoa — hội chuyên ngành, bệnh viện hoặc đơn vị đào tạo ("tổ chức"). Mỗi tổ chức có không gian dữ liệu riêng biệt trong hệ thống.
- Tổ chức của bạn quyết định mục đích xử lý phần lớn dữ liệu hoạt động (sự kiện, điểm danh, minh chứng, tín chỉ CME) và là bên kiểm soát dữ liệu đối với các dữ liệu đó.
- WeCoAp xử lý dữ liệu đó thay mặt tổ chức, theo hợp đồng dịch vụ, đồng thời là bên kiểm soát đối với dữ liệu tài khoản, dữ liệu bảo mật và nhật ký kỹ thuật cần cho việc vận hành nền tảng.
Ban quản trị tổ chức của bạn có thể xem hồ sơ chuyên môn, lịch sử tham dự, minh chứng và tín chỉ CME của bạn trong phạm vi tổ chức đó. Nếu bạn muốn khiếu nại về cách tổ chức sử dụng dữ liệu của mình, hãy liên hệ trực tiếp với ban quản trị của tổ chức; chúng tôi sẽ hỗ trợ khi cần.
3. Dữ liệu chúng tôi thu thập
3.1. Dữ liệu tài khoản và hồ sơ chuyên môn
Bạn hoặc tổ chức của bạn cung cấp:
- Họ và tên, số điện thoại, địa chỉ email
- Ngày sinh
- Học hàm/học vị, chuyên khoa, nơi công tác
- Số chứng chỉ hành nghề
- Giới thiệu bản thân, ảnh đại diện
- Quá trình đào tạo và kinh nghiệm làm việc do bạn tự khai
- Vai trò và trạng thái tài khoản trong tổ chức
3.2. Dữ liệu hoạt động chuyên môn
- Đăng ký tham dự sự kiện, danh sách chờ, trạng thái duyệt
- Lịch sử điểm danh vào/ra theo từng phiên, kèm thời điểm
- Tệp minh chứng tham dự do bạn tải lên (ảnh, PDF, tài liệu văn phòng)
- Tín chỉ CME và điểm WeCo tích luỹ, cùng lịch sử phát sinh
3.3. Dữ liệu thẻ NFC
- Mã định danh thẻ, loại thẻ, trạng thái kích hoạt và liên kết thẻ – tài khoản
- Lịch sử thao tác ghi/khoá thẻ
Khoá bảo vệ của thẻ được quản lý theo từng thẻ và không hiển thị cho người dùng cuối.
3.4. Dữ liệu vị trí
Ứng dụng chỉ đọc vị trí tại thời điểm bạn bấm điểm danh, và chỉ khi ban tổ chức sự kiện bật tính năng xác minh phạm vi địa lý (geofence). Vị trí được dùng để kiểm tra bạn có đang ở khu vực sự kiện hay không.
- WeCoMed không theo dõi vị trí khi chạy nền.
- WeCoMed không dựng lịch sử di chuyển của bạn.
- Bạn có thể từ chối quyền vị trí; khi đó bạn cần chọn hình thức điểm danh khác.
3.5. Dữ liệu thiết bị và phiên đăng nhập
- Mã định danh thiết bị do ứng dụng sinh ra, nền tảng và phiên bản hệ điều hành
- Phiên bản ứng dụng
- Thời điểm đăng nhập gần nhất, danh sách phiên đang hoạt động
- Mã đẩy thông báo (nếu bạn bật thông báo)
Dữ liệu này phục vụ màn hình "Quản lý phiên đăng nhập", cho phép bạn nhận ra và đăng xuất thiết bị lạ.
3.6. Nhật ký kỹ thuật
Máy chủ ghi lại địa chỉ IP, thời điểm, đường dẫn API được gọi và mã lỗi để phát hiện sự cố cũng như hành vi lạm dụng. Nhật ký được lưu tách biệt với dữ liệu nghiệp vụ.
3.7. Dữ liệu chúng tôi KHÔNG thu thập
- Hồ sơ bệnh án, chẩn đoán hoặc bất kỳ dữ liệu sức khoẻ nào của bệnh nhân
- Dữ liệu sinh trắc học — xem mục 4
- Thông tin thanh toán của người dùng cá nhân; ứng dụng không có mua hàng trong ứng dụng
- Dữ liệu phục vụ quảng cáo, đo lường quảng cáo hoặc hồ sơ hành vi tiếp thị
- Danh bạ, tin nhắn, lịch sử duyệt web của bạn
Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân cho bất kỳ bên nào.
4. Quyền truy cập thiết bị
| Quyền | Dùng để làm gì | Bắt buộc? |
|---|---|---|
| Camera | Quét mã QR để điểm danh; chụp ảnh minh chứng tham dự | Không — chỉ hỏi khi bạn dùng tính năng |
| Thư viện ảnh | Chọn ảnh đại diện và tệp minh chứng | Không |
| NFC | Đọc và ghi thẻ bác sĩ NFC để điểm danh, kích hoạt và khoá thẻ | Không |
| Vị trí (khi dùng ứng dụng) | Xác minh bạn đang ở khu vực sự kiện lúc điểm danh | Không — chỉ khi ban tổ chức bật geofence |
| Face ID / vân tay | Mở khoá thông tin đăng nhập đã lưu an toàn trên máy | Không |
| Lịch | Thêm lịch sự kiện bạn đăng ký vào ứng dụng Lịch của bạn | Không |
| Thông báo | Nhắc lịch sự kiện, thông báo duyệt minh chứng và tín chỉ CME | Không |
Về sinh trắc học: khi bạn bật đăng nhập bằng Face ID hoặc vân tay, việc đối chiếu do hệ điều hành iOS/Android thực hiện hoàn toàn trên thiết bị. Ứng dụng chỉ nhận kết quả đúng/sai để mở khoá thông tin đăng nhập lưu trong vùng bảo mật của máy (Keychain / Keystore). Dữ liệu khuôn mặt hay vân tay của bạn không bao giờ được gửi tới hoặc lưu trên máy chủ của chúng tôi.
5. Mục đích và căn cứ pháp lý
Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân và các quy định pháp luật Việt Nam liên quan.
| Mục đích | Dữ liệu | Căn cứ |
|---|---|---|
| Tạo và vận hành tài khoản, xác thực OTP | Tài khoản, thiết bị | Thực hiện hợp đồng dịch vụ |
| Ghi nhận tham dự sự kiện và tín chỉ CME | Hoạt động, minh chứng, thẻ NFC | Thực hiện hợp đồng; yêu cầu của tổ chức |
| Xác minh phạm vi địa lý khi điểm danh | Vị trí tại thời điểm điểm danh | Sự đồng ý của bạn (qua quyền hệ thống) |
| Bảo mật tài khoản, chống gian lận điểm danh | Thiết bị, phiên, nhật ký | Lợi ích hợp pháp về an toàn hệ thống |
| Hỗ trợ người dùng | Thông tin bạn cung cấp khi liên hệ | Thực hiện hợp đồng |
| Trợ lý AI trong ứng dụng | Nội dung bạn nhập vào khung chat | Sự đồng ý của bạn khi chủ động sử dụng |
6. Chia sẻ dữ liệu
Dữ liệu của bạn được chia sẻ với:
- Tổ chức của bạn — ban quản trị và điều phối viên sự kiện, trong phạm vi tổ chức đó.
- Nhà cung cấp hạ tầng — dịch vụ máy chủ và lưu trữ tệp phục vụ vận hành WeCoMed, xử lý dữ liệu theo hợp đồng và chỉ theo chỉ dẫn của chúng tôi.
- Google LLC — khi bạn sử dụng trợ lý AI (xem mục 7).
- Cơ quan nhà nước có thẩm quyền — khi có yêu cầu hợp pháp theo quy định pháp luật.
Nội dung hồ sơ chuyên môn bạn chủ động chia sẻ công khai (ví dụ qua thẻ NFC hoặc liên kết hồ sơ) sẽ hiển thị với người nhận liên kết đó. Bạn kiểm soát việc chia sẻ này trong ứng dụng.
7. Trợ lý AI
Ứng dụng có trợ lý hỏi đáp sử dụng dịch vụ Google Gemini của Google LLC. Khi bạn gửi tin nhắn cho trợ lý:
- Nội dung tin nhắn và lịch sử hội thoại trong phiên đó được gửi tới máy chủ của Google để tạo câu trả lời.
- Việc xử lý của Google tuân theo điều khoản dịch vụ và chính sách quyền riêng tư của Google.
- Chúng tôi không gửi kèm hồ sơ chuyên môn, dữ liệu điểm danh hay danh tính của bạn cùng với tin nhắn.
Không nhập thông tin bệnh nhân hoặc dữ liệu nhạy cảm vào khung chat với trợ lý AI. Câu trả lời của trợ lý mang tính tham khảo về cách sử dụng ứng dụng và không phải là tư vấn, chẩn đoán hay chỉ định y khoa.
8. Thời gian lưu trữ
| Loại dữ liệu | Thời gian lưu |
|---|---|
| Tài khoản và hồ sơ chuyên môn | Trong thời gian tài khoản còn hoạt động |
| Lịch sử tham dự và tín chỉ CME | Theo yêu cầu lưu trữ của tổ chức, do tổ chức quyết định — thường phục vụ đối chiếu chứng nhận đào tạo liên tục |
| Tệp minh chứng | Theo chính sách của tổ chức, tối đa cùng thời hạn với hồ sơ CME |
| Phiên đăng nhập và mã đẩy thông báo | Đến khi bạn đăng xuất hoặc phiên hết hạn |
| Nhật ký kỹ thuật | Tối đa 12 tháng |
| Dữ liệu sau khi xoá tài khoản | Xem mục 11 |
9. Bảo mật
- Toàn bộ kết nối giữa ứng dụng và máy chủ dùng mã hoá TLS.
- Thông tin đăng nhập trên máy được lưu trong vùng bảo mật của hệ điều hành (iOS Keychain / Android Keystore), không lưu ở bộ nhớ thường.
- Truy cập dữ liệu được kiểm soát theo vai trò; dữ liệu của mỗi tổ chức nằm trong không gian tách biệt.
- Tệp minh chứng được truy cập qua liên kết có chữ ký và thời hạn ngắn.
- Mỗi dịch vụ máy chủ kết nối cơ sở dữ liệu bằng tài khoản riêng, quyền tối thiểu.
Không hệ thống nào an toàn tuyệt đối. Nếu xảy ra sự cố ảnh hưởng tới dữ liệu cá nhân của bạn, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn và cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật.
10. Quyền của bạn
Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, bạn có quyền:
- Được biết về việc xử lý dữ liệu cá nhân của mình
- Đồng ý hoặc không đồng ý cho phép xử lý dữ liệu
- Truy cập, xem và yêu cầu bản sao dữ liệu của mình
- Yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu không chính xác
- Rút lại sự đồng ý đã cấp
- Yêu cầu xoá dữ liệu
- Yêu cầu hạn chế hoặc phản đối việc xử lý dữ liệu
- Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định
Bạn có thể tự chỉnh sửa hồ sơ ngay trong ứng dụng. Với các yêu cầu khác, hãy gửi email tới privacy@wecoap.com từ địa chỉ email đã đăng ký. Chúng tôi phản hồi trong vòng 72 giờ làm việc và xử lý dứt điểm trong tối đa 30 ngày.
11. Xoá tài khoản và dữ liệu
Bạn có thể yêu cầu xoá tài khoản WeCoMed bất cứ lúc nào, ngay trong ứng dụng hoặc qua trang web — không cần cài đặt lại ứng dụng.
Trang trên mô tả chi tiết dữ liệu nào bị xoá, dữ liệu nào được giữ lại theo nghĩa vụ pháp lý và thời hạn hoàn tất.
12. Trẻ em
WeCoMed là công cụ nghề nghiệp dành cho nhân viên y tế và người học ngành y từ 18 tuổi trở lên. Chúng tôi không chủ đích thu thập dữ liệu của trẻ em. Nếu phát hiện tài khoản thuộc về người dưới 18 tuổi, chúng tôi sẽ khoá và xoá tài khoản đó. Nếu bạn cho rằng con bạn đã cung cấp dữ liệu cho chúng tôi, hãy liên hệ privacy@wecoap.com.
13. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài
Dữ liệu nghiệp vụ của WeCoMed được lưu trữ và xử lý chủ yếu tại Việt Nam. Riêng tính năng trợ lý AI gửi nội dung hội thoại tới hạ tầng của Google LLC, có thể đặt ngoài lãnh thổ Việt Nam. Nếu bạn không muốn dữ liệu của mình được xử lý ở nước ngoài, hãy không sử dụng tính năng trợ lý AI; mọi tính năng còn lại của ứng dụng vẫn hoạt động bình thường.
14. Thay đổi chính sách
Khi cập nhật chính sách này, chúng tôi thay đổi ngày "Cập nhật lần cuối" ở đầu trang. Với các thay đổi trọng yếu ảnh hưởng tới quyền của bạn, chúng tôi thông báo trong ứng dụng hoặc qua email trước ít nhất 15 ngày.
15. Liên hệ
- Đơn vị kiểm soát dữ liệu
- Công ty TNHH WECOAP — Mã số thuế 0319463820
- Quyền riêng tư & dữ liệu
- privacy@wecoap.com
- Hỗ trợ chung
- support@wecoap.com
- Điện thoại
- +84 345 240 627
- Địa chỉ
- Số 88/4S, ấp 58, xã Bà Điểm, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam